Penulisan Surat Rasmi dan Memo Berkualiti

1. Pengenalan 1.1 Peranan dan fungsi surat dalam penghidupan kita 1.2 Takrif surat rasmi 2. Jenis-Jenis Surat i. Surat tidak rasmi ii. Surat rasmi iii. Memo 3. Takrif i. Surat tidak rasmi Alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh individu kepada individu ii. Surat rasmi Surat rasmi ialah alat komunikasi bertulis yang ditulis oleh jabatan-jabatan kerajaan, badan berkanun, swasta atau individu untuk berhubung secara rasmi di antara satu sama lain iii. Memo Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi 4. Ciri-Ciri 4.1 Surat tidak rasmi Tidak terikat dengan peraturan-peraturan tertentu (bebas) mengikut cita rasapenulis berdasarkan siapa penerimanya 4.2 Surat rasmi Mengikut peraturan-peraturan yang tertentu iaitu dari segi format, teknik,struktur dan penggunaan bahasanya i. Format · Pengenalan pengirim dan penerima · Rujukan fail (pengirim/penerima) dan tarikh · Ada tajuk surat · Isi surat (satu perkara sahaja) · Akhir surat (harapan, nama pengirim, jawatan) · Identation jaral tepi permulaan menulis) · Jarak perenggan · Jarak baris ii. Teknik/Kaedah Menulis · Rujukan dan tarikh (kanan/kiri) · Penulisan tarikh ( 12 Januari 1997) · Alamat dan Poskod (highlight) · Ada sistem nombor (kecuali bukan untuk berhubung) · Untuk perhatian (u.p.) · Melalui (jika perlu) · Salinan (jika perlu) · Pendraf/penaip (jika perlu) iii. Struktur Ditulis mengikut urutan a. Pengenalan · Pengirim · Penerima b. Isi Surat · Perkara · Pengenalan isi · Isi utama/Isi Sokongan c. Penutup · Harapan · Akhir kata · Slogan · Ungkapan kesetiaan/pengakuan · Tanda tangan/ nama/ jawapan iv. Pengunaan bahasa yang khusus a. Ganti nama · Orang pertama · Orang kedua · Orang ketiga b. Wacana c. Laras bahasa 4.3 Memo i. Ditulis secara ringkas. Apa yang pentingkan hanya isi yang pada umumnya bertujuan : · Makluman · Permintaan/cadangan · Arahan · Menyampaikan maklumat dll. ii. Ditulis dalam dua bentuk · Bentuk borang · Bentuk terbuka 5. Jenis-Jenis Surat Rasmi · Pemohonan, · rayuan, · bantahan, · makluman, · arahan, · ucapan (tahniah/takziah), · penghargaan, · perakuan, · jemputan, · cadangan, pesanan, · perjanjian, · pekeliling, · iringan dan lain-lain. 6. Prinsip-Prinsip Penulisan Surat Rasmi : 4 C + P 6.1 Correct (Betul) · Ejaan, · tatabahasa, · laras bahasa (pengunaan ganti nama dan gelaran), · data, · fakta , · maklumat, · wacana, · format, · teknik 6.2 Clear (Jelas) · Tujuan, · perkara/tajuk/msesj, · prosedur/penulisan/protocol, · Struktur penulisan + Pengenalan - Pengirim (nama jabatan, alamat dan perhubungan) - Rujukan fail dan tarikh - SULIT/BERDAFTAR/DENGAN TANGAN - Penerima (jawatan, alamat dan poskod) - Untuk perhatian (u.p) - Melalui - Rujukan kehormat + Isi surat - Tajuk - Keselarasan rujukan kehormat - Pengenalan isi utama - Isi utama / isi sokongan - Harapan + Akhir surat - Pengakuan / pengakuan kesetiaan - Tandatangan/nama/jawatan/bagi pihak (b.p.) - Slogan (tetap/sementara) - Salinan kepada (s.k.) - Initial (huruf ringkas) pendraf dan penaip · Ayat mudah · Pengolahan (urutan logik) · Pengunaan huruf potong atau akronim · Sistem nombor 6.3 Concise (Ringkas dan padat) i. Terus kepada mesej ii. Tidak ada pembaziran perkataan 6.4 Comprehensive (Lengkap) i. Data utama dan data sokongan ii. Spesifikasi yang terperinci iii. Maklumat yang lengkap (data dan fakta) iv. Rasional / justifikasi v. Konstruktif 6.5 Polite (Bersopan-santun dan hormat) i. Diplomasi ii. Wacana hormat iii. Wacana rujukan iv. Wacana harapan v. Wacana antisipasi vi. Wacan penutup 7. Format dan Teknik Penulisan 7.1 Jarak tepi (indentation) 7.2 Jarak langkau baris / perenggan 7.3 Jarak selepas koma 7.4 Jarak selepas noktah 7.5 Penekanan (highlight) 7.6 Penekanan rujukan fail 7.7 Penulisan tarikh 7.8 Pernyataan ‘SULIT’ 7.9 Pengunaan ‘untuk perhatian’ (u.p.) 7.10 Pengunaan ‘Melalui’ 7.11 Simbol lampiran (….) 7.12 Sambungan muka surat ( …2/-) 8. Format Memo 8.1 Bentuk Borang MEMO INTAN Kepada : Daripada : Untuk kelulusan Sila uruskan Untuk makluman Sila kaji dan kemukakan Untuk pandangan Sila bercakap Untuk simpanan Sila taip Untuk difailkan Sila cetak Untuk tandatangan Sila edarkan Simpan dalam perhatian sehinga …….. Sial beri ulasan CATATAN ________________________________________________ ________________________________________________ ________________________________________________ Terima kasih Tarikh : ………………. Tandatangan ………….. 8.2 Memo Bentuk Terbuka INSTITUT TADBIRAN AWAM NEGARA (INTAN) MALAYSIA Fail kami : INTAN Tarikh : Fail tuan : Tajuk Kepada Salinan Daripada