Pengurusan Minit Mesyuarat Berkualiti

TUJUAN
Membantu pihak pengurusan dan urusetia jawatankuasa kerajaan menjalankan tanggungjawab yang ditugaskan dengan lebih cekap dan berkesan.

TANGGUNGJAWAB URUSETIA
1) Tindakan pra mesyuarat
2) Tindakan semasa mesyuarat
3) Tindakan selepas mesyuarat

** surat panggilan mesyuarat diedarkan 10 hari sebelum mesyuarat

AGENDA
1) Ucapan pengerusi
2) Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat
3) Perkara berbangkit
4)Hal-hal lain
5) Penutup

Tindakan Pra Mesyuarat
-Menentukan bilik mesyuarat bersedia
-Tempat duduk mencukupi
-Alat pembesar suara
-Overhead projector
-menentukan tempahan makan/minum telah dibuat
-Menentukan kehadiran

Tindakan Semasa Mesyuarat
-Catatan minit mesyuarat
i) senarai kehadiran mesyuarat
ii) perkara penting yang dibincangkan
iii) keputusan yang dibuat
iv) tindakan susulan yang perlu diambil

Tindakan Semasa Mesyuarat
- Penyediaan minit
i) Draf minit untuk kelulusan pengerusi ( 3 hari )
ii) Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli2 j/k

** Peranan setiausaha
1) Notis 10 hari sebelum mesyuarat
2) Tentukan alatan mesyuarat
3) Buat tempahan bilik
4) Beri minit
5) Pastikan agenda mesyuarat sertta dokumen untuk edaran
6) Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan kepada pengerusi
7) Siapkan check list isu2 penting untuk panduan pengerusi
8) Datang awal untuk memastikan semua tersusun

MESYUARAT BERKUALITI
1) Objektif jelas
2) mempunyai agenda
3) Pemilihan ahli
4) Kesesuaian, masa, tempat dan tarikh
5) Surat jemputan awal
6) Memastikan persediaan - bahan rujukan
- kemudahan fizikal
7) Perbincangan pra mesyuarat
8) Pengurusan masa
9) Keberkesanan peserta - pengerusi
- setiausaha
- ahli
10) perbincangan positif
11) Mencapai objektif
12) Penyediaan minit
13) Susulan berkesan